Когда вопрос заходит о пересылке документации, большинство людей и компаний пользуется электронной почтой. Но она не всегда может помочь, особенно в случае, когда необходимо предъявлять оригинал с мокрой печатью, или документ вообще нужно сдать. Тогда на выручку приходит почта, осуществляющая доставку писем на территории страны. А чтобы избежать потери и порчи, следует рассмотреть, как отправить важные документы по Почте России, не получив при этом проблем.

Алгоритм действий для отправки документов по России.

 

§  Чтобы переслать бумаги, нужно обратиться в отделение Почты России.

§  Заполнить сопровождающие бумаги.

§  Приобрести конверт. Лучше выбрать пластиковый вариант, поскольку он более защищен от влаги и его сложнее вскрыть неподготовленному человеку.

§  Выбрать вариант отправления. Если документы важные, лучше не выбирать обычные письма, поскольку их чаще воруют и сроки доставки чаще нарушаются. Лучше выбрать заказное письмо с уведомлением, поскольку это не только более надежный вариант, но и отправителю приходит сообщение, когда адресат забрал письмо. Но действительно важные бумаги лучше пересылать ценным письмом, в котором сделана опись вложения.

§  Сделать опись и оценку вложенного. Чтобы исключить вскрытие конверта и утерю отдельных бумаг, лучше делать опись содержимого. Опись – это листок, на котором указывается ценность отправления и содержимое, причем список проверяется и подтверждается сотрудником почты. При оценке письма допускается указывать любую сумму, но не забывайте, что от нее будет зависеть размер взимаемого %, который добавится к базовой стоимости. При этом оценка не только оговаривает стоимость содержимого, которая будет возмещена при утере или повреждении послания, но и будет являться страховкой от потерь и вскрытия конверта. Как и заказное послание, такой конверт вручается под расписку и в почтовый ящик ни в коем случае не бросается во избежание кражи.

§  Указать на конверте реквизиты получателя, произвести оплату и получить квитанцию.

Особенности отправки документов Почтой России.

 

Пересылка важных бумаг в другой город с помощью государственного предприятия Почта России позволяет не пользоваться услугами посредников. У этой компании есть свои особенности:

§  Каждое отправление уходит официально, у клиента есть квитанция об отправке, и в случае потери сотрудники будут отвечать за некомпетентность.

§  Важные бланки можно застраховать, тогда почта выплатит компенсацию в размере оценки послания клиентом.

§  Адресат сможет получить отправление не только дома, но и на работе, либо в ином месте.

§  Конверты не могут вскрывать, а значит, что конфиденциальность переписки будет соблюдена.

§  На услуги Почты России действуют низкие тарифы, и за 200-300 руб. заказное письмо сможет дойти с одного конца страны в другой.

Возможные риски при отправке

документов почтой.

 

§  При желании отправить документы по Почте России следует учитывать, что компания по доставке не исключает некоторых рисков:

ü  конверт может помяться или пострадать из-за неаккуратных действий;

ü  надеясь на ценное содержимое, конверт могут украсть или вскрыть;

ü  сроки доставки даже экспресс-письма часто задерживаются, что может привести к сбоям в работе.

§  Пересылка документов по почте не запрещена законом, но все-таки особо важные документы рекомендуем НЕ отправлять по почте. Рекомендуется заказывать экспресс-отправку.

 

При отправке работнику документов по почте – ОБЯЗАТЕЛЬНО делайте опись вложения!

В случае невозможности личного вручения работнику какого-либо документа (например, уведомления о предстоящем увольнении, о необходимости явиться за трудовой книжкой и т.п.) работодатель вправе направить такое уведомление по почте.

При этом каких-либо требований к направлению уведомлений по почте закон не содержит, однако, как показывает практика, работодателю целесообразно делать это заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Без составления описи доказать факт направления работнику какого-либо документа может быть очень затруднительно.

Добавить комментарий